Kommunernas inställning till att arbeta hemifrån skiljer sig i landet
Medarbetare i Sveriges alla kommuner genomför varje dag ett viktigt arbete ute i kommunerna. Samtidigt meddelar Folkhälsomyndigheten (FHM) att arbetsgivare som har möjlighet att låta anställda arbeta hemifrån kan överväga att rekommendera detta. Hur hanterar kommunerna denna balans och hur förhåller de sig till att låta anställda arbeta hemifrån?
"Ja, vi följer Folkhälsomyndighetens beslut"
Vi frågade Sveriges 290 kommuner om de rekommenderar sina medarbetare att arbeta hemifrån och fick svar från 57% av kommunerna. Det är dessa 57% av kommunerna som vi hänvisar till genomgående i detta inlägg. Flera av dessa kommuner svarar uttryckligen att de följer Folkhälsomyndighetens råd. Intressant är att se hur kommunerna tolkar dessa råd olika och ger sina medarbetare olika möjlighet att arbeta hemifrån.
Av de kommuner som svarade på våra frågor rekommenderar 51% sina medarbetare att arbeta hemifrån.
Det är viktigt att komma ihåg att Sveriges kommuner inte är en homogen grupp arbetsplatser. Sveriges kommuner hanterar samma typ av frågor men i vitt skilda kontexter och under olika förutsättningar. En faktor som kommunerna trots allt har gemensamt är att de största yrkesgrupperna faktiskt inte kan arbeta hemifrån. Det rör sig om allt från undersköterskor och förskollärare till lokalvårdare och chaufförer.
Så när vi pratar om anställda i kommunerna som arbetar hemifrån är det redan en begränsad andel av hela personalstyrkan. Vilka är de personalgrupper som kan arbeta hemifrån enligt kommunerna? De mest restriktiva kommunerna tillåter personer som är förkylda, personer som är 68+ eller personer som tillhör en riskgrupp att jobba hemifrån. I en kommun är det enbart tillåtet att arbeta hemifrån i vissa fall för personer som tillhör riskgrupp.
Vanligast är att så kallad kontorspersonal tillåts jobba hemifrån. Kommunerna pekar ut flera grupper. Administration, kansli, kommunikation, gymnasieskolan, ekonomi, HR, IT, ingenjörer, arkitekter, socionomer och chefer är några av dessa.
Bland de 49% av kommunerna som inte direkt rekommenderar sina anställda att arbeta hemifrån går åsikterna isär. Här finns kommuner som svarar Vi rekommenderar inte det, vi kräver det och Vi började med distansarbete innan FHM rekommenderade detta.
Från den ena ytterligheten till den andra finns en bred flora av attityder bland kommunerna.
I bortre änden av skalan finns de som svarar Nej, inte så länge vi inte har någon smitta hos oss och Vi arbetar vidare som vanligt. Är man frisk kommer man till arbetet.
Någonstans på denna skala finns de kommuner som valt ett mjukare förhållningssätt, inga förbud och inga tvång. De som kan och vill jobbar hemifrån. Detta förhållningssätt ställer krav på medarbetarna som i slutändan får avgöra om det är lämpligt.
Vi frågade de kommuner som inte rekommenderar sina anställda att arbeta hemifrån om det var tillåtet eller otillåtet för deras anställda att arbeta hemifrån. Trots att kommunerna har mycket olika inställning till att arbeta hemifrån, finns det ingen kommun som svarar att det är helt otillåtet.
Även om arbete hemifrån är tillåtet betyder det inte att det är fritt fram för anställda i Sveriges kommuner. Majoriteten av kommunerna som svarade har infört någon typ av begränsningar. Den vanligaste är att chefen först behöver godkänna att medarbetaren arbetar hemifrån. En annan begränsning som enstaka kommuner infört är exempelvis att den närmsta chefen bara kan godkänna x dagar i veckan, därpå måste nästa chef i hierarkin godkänna att medarbetaren jobbar hemifrån.
Flera kommuner har infört växelvis hemarbete. På så vis turas arbetslaget eller enheten om att arbeta hemifrån och från kontoret för att på så vis minska smittspridningen. Det finns även kommuner som valt att begränsa möjligheterna specifikt för chefer att jobba hemifrån.
Nya arbetsmetoder kräver nya förutsättningar
För att en organisation som tidigare inte tillämpat att arbeta hemifrån ska kunna införa detta krävs att organisationen har en organisatorisk struktur på plats som stödjer detta arbetssätt. Strukturen kan bestå i politiska beslut, tekniska förutsättningar och nedskrivna riktlinjer som understödjer en flexibel arbetsplats.
Utöver detta krävs en organisatorisk kultur som understödjer en flexibel arbetsplats, eller att arbeta hemifrån. Kulturen kan vara svår att sätta fingret på eftersom den, till skillnad från strukturen inte är nedskriven och synlig. Organisationens kultur handlar bland annat om vilka normer och värderingar som råder på arbetsplatsen. Om strukturen finns på plats men inte stöds av en kultur kan detta skapa stress och otydlighet.
Exempel: Det finns ett nedtecknat beslut som tydliggör att arbeta hemifrån är tillåtet - strukturen är på plats. Men när en medarbetare väljer att jobba hemifrån möts den av misstankar och misstro - kulturen har inte hängt med.
Ett fåtal kommuner har nu politiska beslut som klargör att jobba hemifrån är normen i kommunen. Att prata om normer är ett sätt att påverka organisationens kultur. Att skapa rätt förutsättningar för en flexibel arbetsplats är en ledarskapsfråga och det kan ofta handla om att utmana både normer och sina egna föreställningar.
Folkhälsomyndighetens rekommendationer till trots - är att arbeta hemifrån inte en självklarhet i våra kommuner. För majoriteten av yrkesgrupperna i Sveriges kommuner är att arbeta hemifrån inte ett alternativ. För resterande kräver arbete hemifrån inte enbart ett ok från närmsta chefen, en bra uppkoppling och god ergonomi på hemmakontoret. Att arbeta hemifrån nödvändiggör en större diskussion om hur vi ser på arbete. Vi behöver ställa oss följande frågor. Är att arbeta alltid synonymt med att vara på plats? Hur bygger vi förtroende och samhörighet på distans? Vilka nya krav ställer en flexibel arbetsplats på ledarskap? Dessa tre frågor bottnar alla i samma grund - hur anpassningsbara vi är till förändring.
På Serkon levererar vi ekonomi och verksamhetsutveckling för Sveriges kommuner. Vår vision är ett mer effektivt och mer hållbart kommunsverige. Detta innebär att vi utvecklar och erbjuder digitala konsulttjänster, både innan, under och efter att coronapandemin är över.
Med vår distanslösning får ni snabbt hjälp när ni behöver ett par extra händer. Kommunicera och samarbeta helt digitalt och få en säker och trygg leverans. Vår flexibla modell passar kommuner som bara vill ha konsulter på plats ibland, till exempel för möten eller avstämningar. Hör av er så berättar vi mer!