Statsbidragsportalen firar tre år!
I tre år har Statsbidragsportalen hjälpt kommuner att hitta extern finansiering till sina verksamheter och sparat tid genom enklare bevakning. I Statsbidragsportalen finns alla statsbidrag, EU-medel, fonder och stiftelser på ett och samma ställe. Nu blir portalen ännu bättre.
Idén till Statsbidragsportalen började ta form när tjänstepersoner i flera olika uppdrag uttryckte svårigheten att hitta extern finansiering för sin verksamhet. Joakim Grimsland, konsultchef för Utredning & utveckling på Serkon, fick då tanken om att hjälpa kommuner med att få en överblick av de bidrag som finns att söka.
”Först och främst tänkte vi på statsbidrag och det är ju en portal där vi samlar allt för att komma vidare till andra sidor. Allt eftersom såg vi att det fanns många fler bidrag. Namnet berättar ändå på ett bra sätt vad den gör”.
Efter att ha arbetat fram grunden till portalen och pratat med kommuner som uttryckt önskemål om bevakningsmöjligheter och uppföljningsverktyg har tjänsten utvecklats och används idag av ca 35 kommuner runtom i landet.
Ängelholms kommun var i juni 2018 först ut med att ansluta sig och använder fortfarande tjänsten. Miljöutvecklare Amanda Hulthénhar en unik tjänst med särskild inriktning på externa medel och bidrag. Genom portalen bevakas bidrag som kommer ut och hon informerar sina kollegor i kommunen om dessa. Verksamheter kan även komma med en projektidé som hon stämmer av med möjlig finansiering i Statsbidragsportalen.
"Allt finns på ett ställe, det är väldigt smidigt. Det sparar tid att jag inte behöver gå in på alla olika organisationers sidor för att hålla mig uppdaterad. I stället kan jag välja ett filter och sen får jag mejl när det kommer något nytt.” Amanda Hulthén, miljöutvecklare Ängelholms kommun.
Kvalitetssäkring i hanteringen av externa medel
Till hösten kommer flera nya funktioner. Bland annat kommer det i den nya portalen att finnas en smartare sökfunktion, möjlighet att sortera på kategori av bidrag (statsbidrag, EU-bidrag etc.) och uppdatera status var man befinner sig i bidragets process.
”Vi har nu också riktat in oss på att förenkla uppföljningen av sökta bidrag. Bland annat kommer man till hösten kunna ange sökt och erhållet belopp och bifoga filer, till exempel bidragsansökan i portalen. På så sätt kommer portalen även kunna vara ett kvalitets- och uppföljningsverktyg för kommuners externa finansiering.”
Enligt Joakim är möjligheten till uppföljning och kontroll på bidragen något som efterfrågats från kommunerna och deras ansvariga politiker. När hanteringen av statsbidrag blev föremål för granskning i Landskrona stad lyftes Statsbidragsportalen som en ett stöd i förbättringsarbetet. Bland annat bedömdes att ”införandet av Statsbidragsportalen på sikt kan förbättra bevakning av tillgängliga bidrag samt öka förutsättningarna för transparens avseende vilka bidrag som väljs bort”. Landskrona har nu använt portalen i ett år och arbetar regelbundet med bevakning av nya bidrag. Framöver kommer de se över hur uppföljningen av bidrag kan stärkas genom portalen.
Sedan en tid tillbaka finns kundansvariga som stöttar kundernas arbete och som snabbt kan ge svar på frågor kring bidragen och portalen. En lyckad grej som förutom mer personlig kundservice ger bättre förståelse för kundernas behov och till utvecklingen av tjänsten.
”Självklara verktyget för hantering av externa medel”
Tre år sedan starten har Statsbidragsportalen fått en betydande roll i fler kommuners arbete med extern finansiering. ”Vissa kommuner har verkligen tagit tjänsten till sig som numera är ett verktyg i deras dagliga arbete.” Samtidigt ser Joakim att portalens värde kan komma till nytta för fler kommuner för ökad kontroll på bevakning och uppföljning av extern finansiering. Portalen möjliggör medvetna och aktiva val istället för att riskera att missa bidrag. Joakim menar att det idag är för lite fokus på att nyttja de bidrag som för kommuner redan finns att söka. ”Kommunen borde vara intresserade av att ställa mer krav på att förvaltningarna har koll på vilka bidrag som finns att söka för möjliga besparingar, intäkter och finansieringar. Ur uppföljningssynpunkt ger det även en ökad kontroll och främjar god ekonomisk hushållning för kommunen som helhet.”
”Det är det redan för vissa, men det ska bli det självklara verktyget för hantering av externa medel för fler kommuner”, säger Joakim om framtidsplanerna för Statsbidragsportalen.
Nässjö är den senaste kommunen att ansluta sig till Statsbidragsportalen. Nässjö valde att inför uppstarten med användarna ta fram en intern rutinbeskrivning av hur kommunen ska arbeta med och använda portalen i sitt arbete. Det handlar bland annat om rutin för att i portalen ange information om kommunens sökta bidrag för att ha denna samlad och enhetlig.
Det är viktigt att kommunen har tänkt igenom hur de ska arbeta med portalen, att man har en rutin och organisation kring den och att man som ekonomichef eller förvaltningschef kravställer de som ska arbeta med den.
Snabbfakta om portalen
Med alla bidrag samlade på ett ställe och med funktioner som e-postnotifiering när nya utlysningar sker blir det tid över för andra arbetsuppgifter. Genom Statsbidragsportalen har kommunen möjligheter att enkelt organisera och följa upp sin bevakning för att få bättre koll på och utveckla hanteringen av externa medel och minska personberoendet. Prenumerera på utlysningar, lägga in påminnelser om bidrag i kalendern, tipsa kollegor m.m. Portalen underlättar samverkan och uppföljning av sökta bidrag. Ta ut listor, stäm av och följ upp vad och varför ni sökt eller inte sökt olika bidrag och använd Statsbidragsportalen som en del av kommunens löpande interna kontroll. Portalen innehåller en sammanfattning av bidraget och länk till ansökan. Kommuner får därmed full koll på finansiering av löpande verksamhet och projekt inom kommunens alla verksamhetsområden.
Boka en gratis demo här!
Vill du veta mer om statsbidragsportalen?